社内向けのメールを一斉送信するとき、どんな書き方がふさわしいのか悩むことはありませんか？
「一斉送信にて失礼いたします」という定番の表現も、本当に正しく使えているのか気になる方は多いはずです。
社内とはいえ、言葉づかいや配慮が足りないと、相手に冷たい印象を与えてしまうこともありますよね。
内容よりも伝え方で信頼を損ねてしまうケースもあるかもしれません。
そこで今回は社内メールの一斉送信で使える例文と、「一斉送信にて失礼いたします」の使い方やマナーについて紹介します！
- 一斉送信用の例文が分かる
- 適切な言い回しが分かる
- 送信時のマナーが分かる
それぞれ詳しく解説していきますね。
社内メールを一斉送信するときの例文5選
社内メールを一斉送信する際は、言葉づかいや伝え方に少し気を配るだけで、印象がぐっと良くなります。
特に「一斉送信」という形式だからこそ、誰が読んでも分かりやすく、温かみのある文章が求められますよね。
ここでは、現場でよく使われる5つのパターン別に、すぐに使える社内メールの文例をご紹介します。
朝礼や全体連絡に使う例文
朝の全体連絡には、テンポと明るさが大事です。
長くならず、見やすくまとめることを意識しましょう。
特に、忙しい出社直後に読むことを考えて、配慮のある言葉選びが大切です。
件名：本日10時より全社会議を開催します
おはようございます。
本日10時より、Web会議ツールにて全社会議を実施いたします。
お忙しい中恐縮ですが、時間までに接続のご準備をお願いいたします。
一斉送信にて失礼いたしますが、よろしくお願いいたします。
朝の挨拶や「お忙しい中恐縮ですが」といった一文があると、読む側も心地よく受け取れます。
社員へのお願いメールの例文
依頼やお願いごとのメールでは、丁寧な口調と配慮が要になります。
「お忙しいところありがとうございます」といった感謝の言葉をそえることで、相手も前向きに受け取ってくれやすくなります。
件名：【お願い】健康診断アンケートご記入のお願い
お疲れさまです。
総務課より、健康診断に関するアンケートご記入のお願いです。
お忙しいところ恐縮ですが、いつもご協力いただきありがとうございます。
社内共有のスプレッドシートに、4月5日（金）までにご入力をお願いいたします。
一斉送信にて失礼いたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
依頼系メールでは、「お願いごと」だけでなく「感謝の気持ち」も添えることで、丁寧で気持ちの良いコミュニケーションになります。
また、期日や方法を明記することで、読み手の負担も少なくなります。
周知・確認依頼の例文
複数の社員に確認してもらいたい内容は、箇条書きで視認性を上げましょう。
「念のためご確認ください」などの柔らかい言葉を添えると、印象が良くなります。
件名：【重要】3月分交通費精算について
各位
経理課より、3月分の交通費精算に関するご案内です。
下記の内容にてご確認をお願いいたします。
・提出期限：4月3日（水）17時まで
・提出方法：社内申請システムより入力
念のためのご連絡となりますが、どうぞよろしくお願いいたします。
重要な情報ほど、丁寧に、かつ整理された表現が好まれますよ。
緊急連絡の例文
急ぎの連絡は、件名と冒頭の一文で「緊急性」をしっかり伝えることが大切です。
ただし、慌てた印象を与えないよう、落ち着いた表現を心がけましょう。
件名：【至急】本日午前の停電について
各位
本日8時30分頃より、ビル全体において一時的な停電が発生しております。
現在、復旧作業が進められており、9時半頃に復旧見込みです。
安全確保のため、PCや機器のご使用は今しばらくお控えください。
一斉送信にて失礼いたします。ご不便をおかけし申し訳ございません。
冷静で正確な表現が、受け取る側の安心感につながります。
季節のあいさつ付きの例文
ちょっとした季節の挨拶を添えるだけで、社内メールがやさしく感じられます。
特に月初や年度の節目などにおすすめです。
件名：新年度のごあいさつとご案内
お疲れさまです。
新年度がスタートし、気持ち新たにお仕事に取り組まれていることと思います。
以下のとおり、年度初めのご案内をお送りします。
・新任担当者一覧
・各部門の年間目標
一斉送信にて恐縮ですが、ご確認をお願いいたします。
本年もどうぞよろしくお願いいたします。
誰にでも伝わる言葉で、温かさを添えましょう。
「一斉送信にて失礼いたします」はどう使う？
「一斉送信にて失礼いたします」は、社内メールでよく見かける定番のフレーズです。
とはいえ、使う場面や表現のニュアンスに悩んだことがある方も多いかもしれません。
ここでは、よく使われる場面から気をつけたいケースまで、わかりやすく整理してご紹介します。
よくある使い方のパターン
「一斉送信にて失礼いたします」という表現は、複数の社員に同じ内容を一括で送る際に、丁寧さを加えるために使われます。
とくに、個別対応ができない場面や、受け取り側が多岐にわたるときに用いると、やわらかい印象になりますよ。
- 全社向けの連絡
- 部署をまたぐ案内
- 協力依頼の一斉配信
こうした状況では、「一斉送信であること」をあらかじめ伝えることで、配慮がある印象を持たれやすくなります。
書き出しや締めくくりで使う場合
実際のメールでは、文の書き出しや締めの一文に「一斉送信にて失礼いたします」を入れるケースが多く見られます。
場所によって印象が変わるため、伝えたい内容に合わせて自然に取り入れるのがポイントです。
一斉送信にて失礼いたします。
本日は、○○に関するご連絡を差し上げます。
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
一斉送信にて失礼いたしました。
内容に応じて、相手への配慮が自然と伝わる位置に置くと、違和感なく受け止めてもらいやすくなります。
使わない方がよい場面
便利な表現ですが、どんな場面でも使えば良いというものではありません。
特に、内容が個別のやり取りを必要とする場合や、相手との関係性を重視するやり取りでは避けた方がよいケースもあります。
- 1対1の大事な依頼
- 人事評価や人事異動などセンシティブな内容
- お礼やお詫びなど感情を伝えたいメール
こうしたメールでは、一斉送信のように見えてしまう表現は、冷たく感じられてしまうこともあります。
少しの手間でも、相手に合わせた書き方に切り替えると、より良い信頼関係が築けますよ。
社内メールを一斉送信するときのマナーと注意点
社内メールを一斉送信する際には、ちょっとしたマナーの違いが、受け取り手の印象に大きく影響します。
形式的なメールだからこそ、「気づかい」が伝わるかどうかが大切になります。
相手への配慮と基本マナーを押さえるだけで、よりスマートな印象を与えることができます。
件名は内容がわかるように書く
件名はメール全体の「顔」ともいえる大事な部分です。
読み手が開くかどうかを決める判断材料にもなるため、わかりやすく、要点が伝わるように心がけましょう。
- 【全社連絡】4月度勤務表提出のお願い
- 【重要】会議室利用ルール改定について
- 【ご確認ください】研修日程のご案内
「何の連絡か」「誰に関係があるか」が一目で分かる件名だと、忙しい相手にも届きやすくなります。
宛先とCCの使い分けに注意
一斉送信メールでは、宛先の設定ミスが大きなトラブルを招くこともあるため、慎重さが求められます。
「To（宛先）」には主に対応が必要な人を、「CC」には情報共有が目的の人を設定しましょう。
- To：依頼の対象者
- CC：上司や他部門など関係者
何となく全員を「To」に入れるのではなく、それぞれの役割に合わせた設定がマナーです。
不要な返信を防ぐ書き方
社内メールでありがちなのが、「全員に返信」で関係のない人まで巻き込んでしまうケースです。
これを防ぐためには、メール本文内で「返信は個別にお願いします」などの一文を添えると効果的です。
例：
ご質問等がありましたら、個別に○○宛にご連絡ください。
ご返信は全員ではなく、必要な方のみにお願いいたします。
ちょっとしたひと言ですが、相手も安心して対応しやすくなりますよ。
個人情報や内容の漏れに注意
複数人への一斉送信では、うっかりしていると個人情報の漏洩リスクが高まることもあります。
特に、社員の名前・連絡先・評価・体調など、センシティブな情報を含む場合は要注意です。
- メール本文の内容をもう一度読み返す
- 添付ファイルが正しいか確認
- 誤送信を防ぐために送信前に一呼吸おく
誰にでも起こりうるミスだからこそ、送信前のチェックを習慣づけることが大切ですね。
どんな社内連絡が一斉送信に合うのか
一斉送信メールはとても便利ですが、すべての連絡に向いているわけではありません。
どんな内容なら一斉送信にしても問題ないのか、使いどころを見極めることが大切です。
ここでは、具体的に一斉送信に適している連絡のパターンをご紹介します。
全体に周知すべき内容
会社全体や複数部署に関係する情報は、一斉送信のもっとも基本的な用途です。
たとえば、就業ルールの変更や社内イベントの案内など、全員に知っておいてもらいたい内容が該当します。
- 社内制度の変更
- 社内イベントの開催案内
- 緊急時の対応マニュアルの周知
誰に向けた内容なのかが明確であれば、一斉送信でもスムーズに伝わります。
回答が不要な連絡
相手からの返信や確認が必要ない連絡には、一斉送信が向いています。
たとえば、「資料を共有します」や「お知らせのみです」といった内容ですね。
- 営業日や勤務時間の案内
- 資料の事前共有
- 会議開催のリマインド
「ご返信は不要です」など一言添えておくと、相手も安心して読めます。
同じ内容を複数人に送る場合
同じ内容を複数の社員に個別で送ると、手間がかかるうえに情報のばらつきも起きがちです。
そのようなときは、一斉送信に切り替えることで、効率よく伝えることができます。
- アンケート依頼
- 書類提出のお願い
- 共通の業務マニュアルの共有
ただし、誰に向けて書いているかが不明瞭にならないよう、冒頭に「○○部のみなさまへ」などの一文を加えるのがコツです。
まとめ
社内メールの一斉送信は、日々の業務をスムーズに進めるうえで欠かせない手段です。
ですが、形式的になりすぎると、読み手に「冷たい印象」や「押しつけがましさ」を与えてしまうこともあります。
だからこそ、「一斉送信にて失礼いたします」といった一言や、件名・文末の小さな工夫が、想像以上に大きな効果を生み出します。
今回ご紹介した例文やマナーを参考にしながら、読み手を思いやるメールを意識してみてくださいね。
誰にでも届くメールだからこそ、そこに「やさしさ」や「丁寧さ」を込めてみるといいですよ。
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