退職挨拶メールの書き方と例文集｜社内や社外別のマナーと注意点

そんな悩みを抱えていませんか？

退職が決まると、上司や同僚、取引先に向けた挨拶メールを送る必要があります。

しかし、「どんな文章が適切なのか」「マナー違反にならない言葉遣いとは？」と迷ってしまう人も多いでしょう。

退職挨拶メールには、最低限守るべきマナーがあり、それを押さえればスムーズに作成できます。

ただし、社内向け・社外向け・上司・同僚など、送る相手によって適切な表現が異なります。

「失礼にならないか」「間違った印象を与えないか」と不安に感じることもあるはずです。

そこでこの記事では、退職挨拶メールの基本マナーや書き方、社内・社外別の例文、送る際の注意点まで詳しく解説します。

適切なメールを送ることで、円満に退職し、退職後も良好な人間関係を維持することができますよ。

それでは、まずは退職挨拶メールの基本から見ていきましょう。

退職挨拶メールの基本｜書き方・マナー・送るタイミング

退職挨拶メールは、ただ退職を報告するだけでなく、これまでの感謝を伝え、円満な退職を迎えるための大切なコミュニケーションの一つです。

しかし、適切な書き方や送るタイミングを誤ると、最後の印象を損ねる可能性もあります。

特に、社内と社外ではマナーや文面が異なり、送る相手に合わせた使い分けが求められます。

たとえば、社内向けのメールでは上司や同僚への感謝を中心に書く一方、取引先へのメールでは後任者の紹介を加えることが重要です。

また、送るタイミングも考慮しないと、相手に失礼になったり、適切な引き継ぎができなくなったりする可能性があります。

ここでは、退職挨拶メールの基本的なマナーと、送るべきタイミングについて詳しく解説します。

退職挨拶メールが必要なケースと不要なケース

退職挨拶メールは、これまでお世話になった上司や同僚、取引先に向けて、退職の報告と感謝の気持ちを伝えるためのものです。

適切な言葉遣いやマナーを守ることで、円満に退職し、今後の人間関係にも良い影響を与えることができます。

取引先に送る場合は、後任者の紹介を含めることで、より丁寧な印象を与えることができます。

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退職挨拶メールの基本マナー（言葉遣い・敬語・書き出し）

退職挨拶メールでは、誤った敬語やカジュアルすぎる表現は避けるべきです。

特に、上司や取引先に送る際は、以下のポイントを意識しましょう。

1. 丁寧な言葉遣いを心がける

• 「お世話になりました」 → 適切
• 「ありがとうございました」 → 適切
• 「バイバイ」「じゃあまた」 → カジュアルすぎるため不適切

2. 退職理由を詳しく書かない

退職理由については、「一身上の都合により退職いたします。」と簡潔に伝えるのが一般的です。

会社への不満などネガティブな内容は控えましょう。

3. 結びの言葉を丁寧にする

• 「今後の皆様のご活躍をお祈り申し上げます。」
• 「またどこかでお会いできる日を楽しみにしております。」

メールは記録として残るものなので、最後まで礼儀正しく書くことが重要です。

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退職挨拶メールを送るベストなタイミングは？

退職挨拶メールは、送るタイミングを誤ると相手に迷惑をかけたり、不適切な印象を与えてしまうことがあります。

社内と社外では適切な送信時期が異なるため、それぞれの状況に応じて最適なタイミングを選びましょう。

また、送信時間にも配慮が必要です。業務の妨げにならない時間帯を選びましょう。

早朝や深夜の送信は避け、相手が無理なく対応できる時間を選ぶようにしましょう。

早朝や深夜に送ると「急ぎの連絡か？」と勘違いされることもあるため、相手の業務時間に合わせた配慮が必要です。

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退職挨拶メールの例文（社内・社外・取引先別）

退職挨拶メールは、送る相手によって文面を変える必要があります。

ここでは、社内向け・社外向け・取引先向けの例文を紹介します。

社内向け退職挨拶メールの例文（上司・同僚・部下）

まずは上司向けのフォーマルな例文です。

件名：退職のご挨拶

本文：
○○部長

お世話になっております。○○（自分の名前）です。

私事で恐縮ですが、○月○日をもちまして退職することとなりました。

在職中はご指導いただき、心より感謝申し上げます。

○○部長から学んだことを糧に、今後も精進してまいります。

短い間でしたが、本当にありがとうございました。

末筆ながら、○○部長のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。

○○（自分の名前）

次に同僚向けのややカジュアルな退職挨拶の例文です。

件名：お世話になりました！

本文：
みなさん

お疲れさまです。○○です。

突然のご報告になりますが、○月○日をもって退職することになりました。

○年間、本当にあっという間でしたが、みなさんと一緒に働けたことは貴重な経験でした！

仕事で助けてもらったことはもちろん、飲み会や雑談の時間も楽しかったです。

退職後も、また飲みに行けたらうれしいです。

今後ともよろしくお願いします。

○○

部下に向けて、リーダーとしての締めくくりを意識した例文です。

件名：これまでありがとう！

本文：
○○チームのみなさんへ

お疲れさまです。○○です。

このたび、○月○日をもって退職することになりました。

これまでチームのみんなと一緒に働けたこと、本当に感謝しています。

みんなの成長を間近で見られたことが、何よりの喜びでした。

これからも、自分を信じて、どんなことにも挑戦していってください！

またどこかで会えるのを楽しみにしています。本当にありがとう！

○○

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社外向け退職挨拶メールの例文（取引先・顧客）

ここでは社外向けの退職挨拶メールの例文を相手別に紹介していきます。

まずは取引先向けのフォーマルな退職挨拶メールの例文です。

件名：退職のご挨拶（○○株式会社 ○○）

本文：
○○株式会社
○○様

いつもお世話になっております。○○（自分の名前）です。

私事ではございますが、このたび○月○日をもちまして○○株式会社を退職することとなりました。

在職中は大変お世話になり、心より感謝申し上げます。

これまでのご支援に深く感謝しつつ、今後の貴社のさらなるご発展をお祈り申し上げます。

なお、後任は○○が担当いたしますので、今後とも変わらぬご愛顧のほどお願い申し上げます。

本当にありがとうございました。

○○（自分の名前）

長年の取引先へ向けた、感謝を伝える退職挨拶メールの例文です。

件名：退職のご挨拶（○○より）

本文：
○○様

お世話になっております。○○です。

このたび○月○日をもちまして退職することになりました。

○年間、貴社には大変お世話になり、感謝の気持ちでいっぱいです。

○○様とのお仕事は、私にとって非常に貴重な経験でした。

今後とも、変わらぬお付き合いをいただけますと幸いです。

本当にありがとうございました。

○○

後任者の紹介を含めた退職挨拶メールの例文です。

件名：退職のご挨拶と後任者のご案内

本文：
○○様

お世話になっております。○○（自分の名前）です。

私事ではございますが、このたび○月○日をもちまして退職することとなりました。

これまでのご厚情に深く感謝申し上げます。

今後は後任の○○（後任者の名前）が引き継ぎます。

○○はこれまで○○の業務に携わっており、安心してお任せいただけるかと思います。

引き続き、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。

○○（自分の名前）

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英語での退職挨拶メールの例文

上司・同僚向けのビジネス英語の例文です。

Subject: Farewell and Thank You

Dear [Name],

I hope this email finds you well.

I would like to inform you that I will be leaving [Company Name] as of [Last Working Day]. It has been a pleasure working with you, and I truly appreciate your support and guidance.

I have learned a lot from my time here, and I am grateful for the opportunities I had. I hope we can stay in touch. You can reach me at [Your Email] after my departure.

Wishing you all the best in your future endeavors.

Best regards,
[Your Name]

取引先向けのフォーマルな英語表現の例文です。

Subject: Announcement of My Departure

Dear [Client’s Name],

I am writing to inform you that I will be leaving [Company Name] as of [Last Working Day].

I sincerely appreciate the support and cooperation you have extended to me during my tenure. It has been an honor working with you, and I am grateful for all the experiences and learnings I have gained.

For any future correspondence, please contact my successor, [Successor’s Name], at [Successor’s Email].

Thank you once again for everything, and I wish you continued success.

Best regards,
[Your Name]

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退職挨拶メールを送る際の注意点とNG例

退職挨拶メールは、最後の印象を決める大切なものです。

しかし、内容や送信方法を間違えると、相手に不快な印象を与えてしまうこともあります。

ここでは、退職挨拶メールを送る際の注意点と、避けるべきNG例を紹介します。

退職挨拶メールで避けるべきフレーズや表現

退職の理由や会社への思いを伝えるのは大切ですが、表現によっては誤解を招くことがあります。

以下のフレーズは避けるようにしましょう。

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退職挨拶メールの送信ミスを防ぐポイント

メールの送信ミスは、退職間際の印象を大きく左右する可能性があります。

以下のポイントに注意して、慎重に送信しましょう。

退職挨拶メールは、円満退職のための最後のステップです。

失礼のないように、適切な言葉とタイミングで送りましょう。

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退職後も良好な関係を維持するための工夫

退職は終わりではなく、新しい関係の始まりでもあります。

せっかく築いた人脈を無駄にしないために、退職後も円滑な関係を続けるための工夫を紹介します。

退職挨拶メールに添えると良い一言とは？

退職挨拶メールに、単なる感謝の言葉だけでなく、「今後もつながりを持ちたい」という気持ちを込めると、より温かい印象を与えることができます。

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退職後の人間関係を円滑にするためのアフターフォロー

退職後も関係を続けたい相手には、定期的な連絡やフォローを行うことで、より良い関係を築くことができます。

退職はゴールではなく、新しいつながりのスタートです。

退職後も適切な方法で関係を維持することで、将来的に仕事で再びつながる機会が生まれることもあります。

円満な退職だけでなく、その後の人間関係を考えた行動を取るようにしてみてくださいね。

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まとめ｜退職挨拶メールで円満な退職を迎えよう

退職挨拶メールは、単なる形式的なものではなく、これまでお世話になった人たちへの感謝を伝える大切な機会です。

適切な言葉遣いやマナーを守ることで、良い印象を残し、退職後も円滑な関係を築くことができます。

退職はゴールではなく、新しいスタートです。

これまでの関係を大切にしながら、次のステップへ進んでいきましょう。

そのためにもまずは退職挨拶メールでぜひこれらのポイントを押さえ、例文を参考にして見てくださいね。